Rozwiązania

     Funkcje

     Prezentacja

     Wygląd

     Demo

     Cennik

     Referencje

Program budowlany - Estimus : Oferta

Wprowadzenie

Przedstawiamy wyspecjalizowany program służący kontroli kosztów realizacji budów oraz płynności finansowej w firmie budowlanej, a przez to w połączeniu z odpowiednimi działaniami korygującymi obniżeniu kosztów działalności przedsiębiorstwa budowlanego.

Informacje podstawowe o programie

 Program znacznie zwiększa zakres pozyskiwanych informacji przyczyniając się do większej wydajności pracy oraz otrzymywania informacji wcześniej nieosiągalnych. Analizując dane o budowach, z Budżetów, List zakupów i Faktur ostrzega o zagrożeniach dotyczących zasobów finansowych przedsiębiorstwa.

Pozwala w większym stopniu niż dotychczas na bieżąco kontrolować sytuację i podejmować trafniejsze decyzje prowadzące do obniżenia kosztów działalności firmy. 

Poniżej przytaczamy kilka przykładów oszczędności możliwych dzięki naszemu programowi: 

Zarządzanie pracownikami w terenie (FSM)

Każdego dnia pracownicy twojej firmy wyjeżdżają w teren realizować zlecenia dla klientów. Często zdarza się, że  muszą być w nowym miejscu i wykonywać inne usługi niż wczoraj.
 
Zarządzanie tyloma ludźmi z tak częstymi zmianami miejsca i zadań wymaga odpowiednich narzędzi. Kierownik musi na bieżąco planować kto, gdzie, kiedy i jakie zadanie mają do wykonania pracownicy. Zmiany w planach zdarzają się nawet codziennie, z najróżniejszych powodów. Dlatego pracownicy muszą być szybko i skutecznie informowani o nowej sytuacji.

Oferujemy przejrzysty i prosty w obsłudze grafik do planowania zadań dla pracowników oraz  wydawania sprzętu. Dokładne dyspozycje codziennych zleceń z dodatkowymi instrukcjami są przez kierownika wysyłane z aplikacji za pomocą niezawodnego SMS. To gwarantuje, że każdy odbierze i przeczyta ważne dla niego informacje.

Jeśli jesteś zainteresowany interaktywną aplikacją na smartfony, posiadającą możliwość wymiany informacji między pracownikami w terenie, a dyspozytorem, skontaktuj się z nami. 

Prognozowanie płynności finansowej firmy (Cashflow)

Małe i średnie firmy budowlane często borykają się z problemem zapewnienia środków finansowych na prowadzenie swojej działalności. W wyniku braku kontroli nad płynnością dochodzi do zalegania z zobowiązaniami dla dostawców i podwykonawców. Pogarszają się warunki dostaw, co stwarza dalsze kłopoty z płynnością finansową.  

Dzieje się tak, gdyż w firmach budowlanych brakuje odpowiednio wczesnej informacji o tym, jak zaplanować strategię płatności. Zaciągają one na niedogodnych warunkach zbyt wysokie kredyty, nierzadko nie wykorzystując ich do końca. 

Program Estimus pomaga w kontroli płynności finansowej już na podstawie List zakupów do dostawców, a więc często kilka tygodni przed otrzymaniem faktury.  

Pozwala to na zaplanowanie strategii płatności i zmniejszenie kosztów kredytu lub nawet jego eliminacje, a tym samym nawet kilkunastoprocentowa redukcja kosztów finansowych działalności firmy. 

Bieżąca kontrola kosztów i czasu realizacji budowy 

Powszechne jest kończenie budów powyżej zakładanego kosztu oraz później niż planowano. Dlatego ważne jest bieżące raportowanie wartości zakończonych etapów budowy oraz czasu ich trwania. Przekraczanie planowanych wartości jest ostrzeżeniem dla kierownictwa firmy o nadciągających problemach.  

Program Estimus umożliwia wczesne prognozowanie rzeczywistych kosztów budowy oraz sumarycznego czasu jej trwania w oparciu o dane cząstkowe poszczególnych etapów. Pozwala to ominąć takie pułapki jak np.: pozorny prawidłowy koszt budowy na jej półmetku, gdy tak naprawdę jeszcze nie została ona w połowie ukończona.  

Dzięki współpracy z programem zarządzającym projektami (np. MS Project lub bezpłatny ProjectLibre) można wykorzystać szeroko stosowaną w zachodnich przedsiębiorstwach metodę Wartości Wypracowanej (Earned Value), która powoli zdobywa uznanie również w polskich firmach.  

Wystarczająco wcześnie zasygnalizowane nieprawidłowości kosztów i czasu realizacji pozwala zminimalizować ryzyko straty finansowej na kontrakcie. 

Zmniejszenie kosztów nieplanowanych

Dużym problemem w firmach budowlanych jest brak aktualnych wyników finansowych budowy. Branża budowlana opiera się na niskich marżach, co sprawia, że ujemny wynik finansowy budowy może prowadzić do ujemnego wyniku całej firmy. Dlatego ważna jest codzienna kontrola kosztów poszczególnych etapów budów.  

Dane finansowe o budowach pojawiają się w księgowości z nawet kilkutygodniowym opóźnieniem, gdyż firma bazuje na danych pochodzących z faktur. Ceny towarów uzgadniane z hurtowniami często są dla działu kontroli finansowej niedostępne.  

Program Estimus pozwala śledzić nie tylko koszty zaksięgowane, ale co ważniejsze, koszty oczekiwane – wynikające z List zakupów. Posiadając taką informację kierownik projektu może podjąć kroki zmierzające do zmniejszenia kosztów zanim dokona się niewłaściwego zakupu i będzie za późno na jego cofnięcie. 

Przyśpieszenie dostępu do informacji w dokumentach

W firmach budowlanych problemem zaczyna być organizacja obiegu dokumentów. Opisanie faktury, wyjaśnienie, kto i dlaczego kupił znajdujące się na niej pozycje zajmuje wiele dni i nie zawsze kończy się sukcesem.

 Operacja ta wymaga narzędzi do ścisłej współpracy szefa z kierownikami budów. Dodatkowym problemem jest skojarzenie poszczególnych pozycji faktury z różnymi budowami.

Dokumenty te krążą po całym biurze i budowach. Nierzadko bez kompletnych wyjaśnień trafiają do działu księgowości, gdzie są w końcu akceptowane z braku dostępności lepszych metod ich analizowania. 

W programie Estimus wszystkie dokumenty, w tym też skany papierowych faktur przychodzące do firmy są zapisywane w postaci elektronicznej. Umożliwia to szybki dostęp do informacji z budowy lub innego dowolnego miejsca poprzez Internet.  

Dzięki specjalnej architekturze program ułatwia zarządzanie dokumentami nawet poprzez powolny internet bezprzewodowy na w środku lasu.

Każda pozycja faktury jest przy wsparciu programu bez trudu kojarzona z jej odpowiednikiem w Budżecie. Dzięki temu opisywanie jej zostaje skrócone do minimum.

Materiały z Budżetu oraz Listy Zakupów na budowę lub Faktury są ze sobą połączone systemem odnośników. Dla każdego materiału z Budżetu można przeglądnąć, w jakich powiązanych ze sobą dokumentach on występuje. Można śledzić historię cen tego samego materiału na kolejnych zleceniach .

Dodatkowo program umożliwia osobom przygotowującym budżet budowy lub Listy zakupów, dostęp do historycznych cen zakupów z poprzednich Budów, często różniących się od tych oferowanych w powszechnie dostępnych cennikach.

Rozwiązanie to wprowadza nową jakość w uzyskiwaniu informacji z dokumentów znajdujących się w firmie, co przekłada się na większą wydajność pracowników. 

Podsumowanie

Jak widać zastosowanie programu Estimus do zarządzania firmą budowlaną pozwala na znaczące usprawnienia w dziedzinie kontroli finansów i organizacji pracy w firmach budowlanych. Przekłada się to na realne zmniejszenie kosztów działalności, podniesienie poziomu świadczonych usług oraz dynamiczny rozwój firmy.