Jeśli w Twojej firmie występuje chociaż jeden z poniżej opisanych problemów, może powodować to trudności w utrzymaniu jak najniższych kosztów budów. Prosimy o kontakt z nami, a przedstawimy jak za pomocą naszego dodatkowego programu można rozwiązać Twoje problemy. (dostępne w naszej osobnej aplikacji, którą na zamówienie możemy synchronizować z głównym systemem ERP)

Zarządzanie pracownikami i sprzętem na zleceniach:

• Kierownik rano się dowiaduje, że kilku pracowników nie przyjdzie dzisiaj do pracy. Potrzebna jest błyskawiczna zmiana planów. W kilka chwil należy przygotować nowy harmonogram dnia. Pracowników trzeba jak najszybciej poinformować o zmianach planu. Wysłać im dokładne informacje o przydzielonych nowych zadaniach.
  
  

Bieżąca kontrola kosztów i czasu realizacji budowy:

• Na budowach nie ma prowadzonej kontroli przyszłych kosztów już na poziomie sporządzania zamówień. Rzeczywiste koszty budowy są określane jedynie na podstawie faktur zakupu, które są często dostarczane kilka tygodni po zakupie i dopiero wtedy podliczane. Firma nie korzysta z prognoz kosztów na podstawie zamówień i ustalonych w nich cen zakupu. Marża budowy jest poznawana z nawet miesięcznym opóźnieniem. Gdy przychodzą faktury jest już za późno na podejmowanie kroków zaradczych by zredukować za wysokie koszty budowy.
  
  

• Firma nie prowadzi kontroli kosztów poszczególnych etapów budowy w stosunku do budżetu, ani analiz kosztów materiałów według rodzajów asortymentu. Jeśli nastąpi przekroczenie kosztów któregoś z etapów budowy, można się spodziewać obniżenia marży na całej budowie. Brak natychmiastowej analizy jak doszło w danym etapie budowy do wyższych kosztów niż zakładane ani jaki rodzaj nakładów to spowodował nie pozwoli na szybkie wyciągnięcie wniosków i ratowanie zysku z budowy.
  
  

• Kierownik budowy nie ma dokładnej kontroli nad aktualnym stanem realizacji swoich Zamówień. Przyjmując dostawę materiałów nie jest w stanie szybko sprawdzić zgodności dostawy z Zamówieniem. Przy rozbiciu jednego etapu na kilka dostaw i faktur trudno mu szybko określić czy jego potrzeby zostały zrealizowane w całości, w terminie oraz według ustalonych wcześniej cen. Nie pozwala to w rozmowach z kontrahentem na dochodzenie swoich racji i negocjowanie lepszych warunków dostaw.

• Brak podziału kosztów na osobne budowy. Przychodzące faktury zakupu zawierają pozycje z kilku budów. Nie sposób dojść, które pozycje i w jakich ilościach pochodzą z której budowy. Nie wiadomo jakie są koszty poszczególnych budów.

Zmniejszenie wydatków i kosztów nieplanowanych:

• Zakupy dokonywane przez kierownika budowy nie są przez nikogo kontrolowane pod względem ilości, cen zasadności terminów zakupu, ani nie są porównywane z deklarowanymi ilościami i cenami w Budżecie. Istnieje niebezpieczeństwo spóźnienia się z zamówieniem i zakupem albo zamrożenia pieniędzy poprzez za wczesne, niepotrzebnie duże zamówienia oraz strat przy niedostatecznie wcześnie wynegocjowanych cenach zakupu.

Prognozowanie płynności finansowej firmy (Cashflow):

Niejedna firma zbankrutowała, mimo, że była wykazywana rentowność, a prowadzone budowy miały wysoka marżę. Przyczyną tego są kłopoty z płynnością finansową. Na ten stan rzeczy mogą się składać:

• Nieaktualne i niekompletne raporty płynności finansowej z powodu trudności w ich szybkim, ręcznym sporządzeniu na podstawie setek dokumentów;
  
  
• Brak uwzględniania prognoz wydatków na podstawie zamówień z podanym terminem realizacji i wartością zanim przyjdą odpowiadające im faktury;
  
  
• Brak wykorzystywania w raportach płynności dostępnych u dłużników informacji o przesuniętych przez nich terminach płatności czy nawet ich podziału na raty.
  
  
• Zwroty kaucji gwarancyjnych są niespodziankami w budżecie, bo firma nie przechowuje informacji o tym, kiedy, o jakiej wartości i od kogo mają być one odbierane.
  
  
• W czasie małych kłopotów z płynnością nie istnieje sprawny mechanizm odraczania i podziału spłat zobowiązań wobec dostawców. Zamiast płacić przemyślane kwoty z ustalonej puli i tylko strategicznym dostawcom, firma spłaca mniej ważnych wierzycieli sama mając później coraz większe kłopoty.

Straty finansowe z powodu braku dostępu do informacji w dokumentach:

• Opisanie faktury – wyjaśnienie, kto i dlaczego kupił znajdujące się na niej pozycje, czy zgadzają się one cenowo i ilościowo z Budżetem – zajmuje wiele dni i nie zawsze się udaje. Operacja ta wymaga współpracy szefa z kierownikami budów. Dodatkowym problemem jest skojarzenie poszczególnych pozycji faktury i budżetu rozbitych na kilka dokumentów i wspólnych dla kilku budów. Dokumenty te krążą po całym biurze i budowach. Nierzadko bez kompletnych wyjaśnień trafiają do działu księgowości, gdzie są w końcu akceptowane z braku dostępności lepszych metod ich sprawdzania

• Osoby tworzące Budżety i dokonujące zakupów nie mają dostępu do historycznych cen zakupów konkretnych materiałów u swoich stałych dostawców. Ceny materiałów znajdujące się na papierowych fakturach zakupu w segregatorach są trudne do odszukania. Kierownicy budów nie mają również dostępu do programu księgowego z fakturami. Powoduje to, że poprzednie ceny są nieznane. Firma posiadająca stałych dostawców ma możliwość kupowania po cenach niższych od znajdujących się w cennikach. Jednak nieznajomość wcześniejszych cen zakupu u wybranych dostawców materiałów nie pozwala na negocjację coraz lepszych warunków cenowych przy zakupach na kolejne budowy.

• Przechowywanie informacji o Zamówieniach i fakturach oraz aktualnym stanie ich realizacji odbywa się w na papierze czy w Excelu, a wymiana informacji drogą telefoniczną lub e-mailową. Następnie informacje są zapisywane tak, że trudno mieć wszystkie przed sobą, gdy są potrzebne. Nie ma w firmie jednego, sprawnego i skutecznego systemu wprowadzania oraz dostępu do danych zarówno na budowie jak i w biurze. Objawia się to spowolnieniem pracy i niedokładnością wykonywania czynności, od których zależy utrzymanie terminowości i niskich kosztów obsługi budowy
  
  
• Pracownicy są godzinami zajęci przeszukiwaniem i kontrolą dokumentów budżetów i faktur zamiast zlecić to komputerowi i w tym czasie kierować budowami
  
  
• Analiza faktur np. za paliwo w danym miesiącu zamiast kilku kliknięć myszką sprowadza się do wielogodzinnego wertowania segregatorów i zastanawianiu gdzie aktualnie znajdują się brakujące w nim faktury.