Odkryj jak nasze rozwiązania pomogą Ci w prowadzeniu Biura Projektowego:

• Sprawnie szukaj klientów. Twórz masowe kampanie e-mailowe do potencjalnych zleceniodawców. Wysyłaj setki spersonifikowanych maili jednym kliknięciem i śledź wyniki.
  
  
• Korzystaj z narzędzia CRM – Prowadź notatki o potencjalnych kontrahentach i okazjach współpracy. Profesjonalnie zarządzaj relacjami z klientami.
  
  
• Utrzymuj porządek w danych i szybki dostęp do informacji. Prowadź osobne projekty zleceń dla każdego klienta. Zaczynaj każdy dzień od przeglądania kokpitu najważniejszych informacji ze wszystkich aktywnych projektów.
  
  
• Co to jest Projekt?
  Projekt to elektroniczna teczka zawierająca wszystkie informacje związane z przedsięwzięciem, np. Zleceniem od klienta. Są to: kontakty firm i osób z nimi związanych, maile przychodzące i wychodzące, notatki z maili, spotkań i rozmów telefonicznych. Dokumenty ofert, umów, zamówień, protokołów, faktur itp., wydarzenia, przypomnienia, załączone pliki, przydzielone pracownikom zadania, zgłoszenia problemów, interwencje i rozliczenie spędzonego czasu.
  
  
• Do każdego projektu twórz Harmonogramy jako listę zadań lub wybieraj gotowe, powtarzalne z szablonów. Kontroluj i łatwo zmieniaj terminy oraz postęp realizacji i i opóźnienia zadań czy ilość wypracowanych godzin na etapach. Przeglądaj graficzne wizualizacje postępów etapów na wykresach Gantta wraz ze wskaźnikiem postępów.
  
  
• Szybko twórz, wysyłaj mailem i konwertuj dokumenty: Zapytania ofertowe, Oferty, Zamówienia, Wysyłki, Faktury. Dotyczące zarówno dostawców jak i klientów. Kontroluj zgodność dostaw z zamówieniami.
  
  
• Zawieraj Kontrakty z klientami, dostawcami. Pilnuj terminów rozpoczęcia i zakończenia kontraktowanych usług.
  
  
• Aktywuj „Portal kontrahenta” z wybranymi przez Ciebie funkcjami i odpowiednimi uprawnieniami. Udostępniaj klientom, dostawcom dotyczące ich dokumenty: Kontrakty, Oferty, Zamówienia, Faktury, Usterki, Interwencje itp. Kontrahenci widzą w „Portalu” kokpit zawsze aktualnych i najważniejszych informacji związanych z ich zleceniem.
  
  
• Twórz Harmonogramy Zleceń lub wybieraj gotowe z szablonów. Kontroluj i łatwo zmieniaj terminy oraz postęp realizacji etapów. Przeglądaj wykresy Gantta etapów wraz ze wskaźnikiem postępów i opóźnień.
  
  
• Sprawdzaj na Kartach czasu pracy ile godzin spędzili pracownicy każdego dnia na wybranych etapach zleceń. Przeglądaj podsumowania miesięczne wykonanej pracy na zleceniach dla każdego pracownika.
  
  
• Codziennie zarządzaj dyspozycjami dla pracowników w biurze i terenie razem ze sprzętem, wpisując im w kalendarzu inny termin lub inne zlecenie. Następnie pracownicy odczytują w udostępnionych im kalendarzach informacje, co i gdzie mają robić
  
  
• Zarządzaj wydarzeniami pracowników w Kalendarzu, wzbogaconym o łącza do klientów, projektów, zgłoszeń, usterek, faktur, itp.
  
  
• Prowadź kontrolę zapasów magazynowych materiałów i wydawania sprzętu.
  
  
• Kontroluj postęp odbioru prac na kolejnych etapach. Sprawdzaj którzy kontrahenci mają zaległe protokoły. Śledź terminy wpłaty transz.
  
  
• Korzystaj z Systemu Obsługi Zgłoszeń od Twoich pracowników i kontrahentów. Wybrane osoby mogą zgłaszać różne uwagi dotyczące np. błędów oraz dołączać do nich zdjęcia i dokumentację.
  
  
• W odpowiedzi na Zgłoszenie twórz automatycznie Interwencję, by np. udokumentować naprawienie błędu. Dołączaj do niej zdjęcia naprawy, czas poświęcony na serwis oraz informację o sposobie rozwiązania problemu. Następnie zamieniaj ją automatycznie na Fakturę lub Ofertę.
  
  
• Twórz i wysyłaj zamówienia do dostawców na podstawie zamówień od klientów, ofert lub alertów niskich stanów magazynowych. Kontroluj i akceptuj realizację dostaw częściowych i całkowitych.
  
  
• Rozliczaj osoby odpowiedzialne za faktury kosztowe. Stosuj dwu lub trzy (powyżej ustalonej kwoty) stopniowe zatwierdzanie zamówień do dostawców. Kierownicy muszą przeglądnąć i zaakceptować przyszłe koszty zanim zamówienia zostaną wysłane do dostawcy.
  
  
• Wystawiając lub przyjmując Faktury obserwuj na bieżąco marżę zlecenia oraz płynność finansową firmy. Dziel płatności i odraczaj je, by nie stracić obserwowanej z wyprzedzeniem płynności finansowej.
  
  
• Zapytaj swoich pracowników lub partnerów o wybór lub opinię na dowolny temat, przeprowadzając Sondaż / Ankietę. Zapewnij swoim kontaktom dostęp online do Twoich ankiet.
  
  
• Rejestruj elektronicznie przychodzące i wychodzące dokumenty oraz rysunki i inne pliki, skanując ich wersje papierowe jako załączniki. Dzięki temu masz je zawsze i wszędzie pod ręką.